Tôi là người ít phải, ít được (dịp) họp hành, kể cả thời gian mấy năm làm việc trong nước (và trong cơ quan nhà nước) lẫn thời gian dài làm ở nước ngoài sau này. Không bàn đến chuyện đây có phải là điều tốt hay không, nhưng tôi thấy cái sự họp nhiều, nhất là ở các cơ quan nhà nước, đến mức mà Chủ tịch TP. Hồ Chí Minh đã phải thốt lên yêu cầu “Họp ít thôi!”, không phải tự nhiên mà có.
Lý do phải họp nhiều đầu tiên là do cách tổ chức công việc kém, người nọ dẫm chân lên người kia, phòng nọ dẫm chân lên phòng kia nên phải họp để biết mà không… dẫm chân lên nhau, kể cả trong công việc hàng ngày. Sự tổ chức công việc kém còn làm cho các nhân viên và phòng ban không có sự độc lập tương đối trong công việc, không tự mình triển khai công việc mà không phải bàn bạc, hỏi, phụ thuộc người khác, phòng khác, cơ quan khác.
Họp nhiều cũng bởi chiến lược, sách lược, chính sách, chủ trương, luật lệ v.v… không rõ ràng, minh bạch nên để tránh tình trạng mỗi người hiểu một kiểu thì buộc phải họp để làm rõ, thống nhất và triển khai.
Họp nhiều đôi khi
là hậu quả của việc muốn mượn danh hay huy động sức mạnh tập thể để phục vụ một
mục đích, một công việc nào đó mà ít (nhóm) cá nhân nào muốn và đủ sức tiến
hành một mình, dù có quyền đi chăng nữa. Nếu số vụ việc nhiều, cần nhiều quyết
định tập thể thì số cuộc họp cứ thế mà tăng lên cho tương xứng.
Họp nhiều còn bởi
một số cá nhân, nhất là những người tổ chức họp, muốn chứng tỏ mình quan trọng,
có quyền lực cũng như có trách nhiệm “lắng nghe tâm tư nguyện vọng” của nhân
viên. Quả thật, đôi khi họp hành cũng ra được vấn đề, cũng giải quyết được các
phát sinh, vướng mắc trong công việc. Nhiều khi có qua các cuộc họp thì sếp mới
biết cấp dưới, đồng nghiệp mới biết đồng nghiệp đang làm gì, đến đâu, cần hợp
tác, định hướng, chấn chỉnh thế nào v.v…
Cũng khá phổ biến
là họp là dịp để tiêu tiền, nhất là tiền ngân sách, với đủ lý do từ vô bổ đến…
hơi hơi có ích như họp mặt truyền thống (ngành, công ty), họp nghe phổ biến
chính sách mới, hội nghị tập huấn, họp các loại đoàn thể, chi bộ, hội ở địa
phương và ngành, liên ngành, tổ/nhóm công tác, họp mặt chào mừng vị A, vị B đến
thăm và làm việc tại đơn vị v.v… Họp xong thì đương nhiên là một số tiền không
nhỏ sẽ mất đi dưới dạng quà cáp, phong bì, và chui vào túi những người tổ chức.
Đó là chưa kể, họp
là một cái cớ cực tốt để trốn việc, làm việc riêng, đi đây đi đó, giao du, tạo
quan hệ, quen biết người này, đối tác kia, dễ đem đến quan hệ làm ăn, mánh
mung, hoặc đơn giản chỉ là để ra oai, với xe cộ đưa đón, tùy tùng phục dịch. Nên
nói chung là có nhiều người thích… (đi) họp!
Tóm lại, danh
sách các nguyên nhân dẫn đến họp nhiều chắc không chỉ dừng lại ở đây. Qua đó, để
hạn chế các cuộc họp vô bổ, không cần thiết thì, như trên đã chỉ ra, trước tiên
cần tổ chức tốt công việc, phân công và gắn trách nhiệm cụ thể cho cá nhân và tập
thể, minh bạch hóa, chuẩn hóa, nâng cấp chất lượng các chủ trương, chính sách,
phương hướng hoạt động để tránh những vùng xám, những nội dung tùy nghi diễn giải
v.v…
Ứng dụng công nghệ
viễn thông, tin học sẽ làm giảm đáng kể các cuộc họp vật lý mà thay vào đó là
các thư điện tử, thông báo, trao đổi thông tin nội bộ, họp qua điện thoại,
video. Nhân chuyện này cũng xin kể lại một trải nghiệm “thú vị” của tôi với các
quan chức nhà nước. Do đòi hỏi của công việc, đôi lúc tôi cần thu xếp các cuộc
gặp với các bộ. Theo thông lệ, tôi gửi email đến các địa chỉ công bố để xin hẹn
gặp nhưng đa phần là không có hồi âm. Bước tiếp theo là gọi điện trực tiếp đến
đơn vị để “trần tình” và xin gặp thì được biết là các vị này chẳng bao giờ kiểm
tra email! Suy rộng ra, tin học hóa các cơ quan nhà nước có tác dụng khá hạn chế.
Một cách làm giảm
các cuộc họp vô bổ là thắt chặt chi tiêu ngân sách, khoán chi phí, phân loại và
thực hiện nghiêm tiêu chuẩn giải ngân, chi tiêu cho các cuộc họp. Những hoạt động
tương tự như kỷ niệm ngành, gặp mặt truyền thống v.v… không mang tính chuyên
môn, liên quan đến công việc và chức năng cần được hạn chế tối đa.
Để kết thúc, xin nói là ở nước ngoài người ta cũng họp
hành nhiều. Ngay trong cơ quan tôi, các phòng họp (thường có phương tiện đàm
thoại video) không mấy khi trống, và thường rất chật vật để đăng ký phòng họp.
Cũng không thể nói tất cả các cuộc họp rốt cuộc đều là bổ ích, cần thiết. Trong
một số cuộc họp có độ chục người ngồi bàn tròn đối mặt nhau mà thậm chí có người
ngủ gật hoặc những người khác qua cách họ ngồi có thể thấy là ngồi để cho có,
cho xong chuyện. Có điều, hầu như ai cũng ý thức rõ trách nhiệm của mình khi
triệu tập họp, yêu cầu người khác họp với mình, trên tinh thần vì công việc
chung, có mục đích cụ thể và không (thể) vụ lợi. 
No comments:
Post a Comment